要件定義の進め方・やり方｜5ステップの流れと、難しい・失敗する原因を実務目線で解説ARTICLE

システム開発やDXの成否は、その多くが「要件定義」で決まります。ところが現場では、次のような声が絶えません。

• 「社内のエンジニアに頼んだら、想定と違うシステムができあがり、修正を繰り返して時間を失った」
• 「外注先とやっているが、納期遅延やバグが多発して、なぜかうまく回らない」
• 「外注先とスクラムで開発しているが、要求・要件を忙しくて渡せず、開発PMに要件定義をお願いする形になって開発コストが膨らむ」

本記事では、こうした失敗を防ぐための要件定義の進め方を、K.S.Rogers で日々クライアントの上流工程に伴走する要件定義スペシャリストたちの知見と、実際の改善事例をもとに整理します。

この記事の要点

• 要件定義とは、作るものを関係者全員が納得できる形で決める工程です。機能一覧をつくる作業ではありません
• 進め方は、①誰のどんな課題かを定める → ②要求を先に言語化する → ③やらないことを決める → ④ヒアリングで背景を掘る → ⑤完成イメージで合意する、の5ステップです
• 失敗の多くは、①要件定義の役割不足、②利用者の調査不足、③合意形成不足の3つが原因です
• 当社の支援でも、ヒアリングどおりに組んだ集計のロジックが、運用を始めてから正しくないと分かったことがあります。聞き取りに加えて、実際のデータをたどって確かめる工程が欠かせません

要件定義の5ステップと、それぞれでやること

各工程の詳しい進め方は、シリーズ「発注側のための要件定義」で解説しています。

• 第1回：発注側と開発側の役割分担（要件定義の前に、誰が何を決めるか）
• 第2回：システム開発の企画書の作り方（現状分析と課題の抽出）
• 第3回：要求定義の進め方と要求仕様書の書き方（関係者の要求を集めて優先順位をつける）
• 第4回：要件定義書に書くこと（機能要件・非機能要件の書き分け）
• 第5回：受入テストの進め方（決めた要件どおりにできたかを発注側が確かめる）

要件定義とは ―― 要求定義との違い

要件定義とは、システムで実現すべきことを、関係者全員が納得できる形で決める工程です。似た言葉に「要求定義」があり、次のように分けて考えると整理しやすくなります。

• 要求定義：業務やビジネスとして「何を実現したいか」を言葉にする（なぜ作るのか、ゴール、やらないこと）
• 要件定義：それを実現するために「システムが何を満たすべきか」を決める（機能、画面、データ、条件）

K.S.Rogers のメンバーに「要件定義とは何か」を聞くと、それぞれ違う言葉で本質を語ります。

• "翻訳" ―― ビジネスサイドの「やりたいこと」を、システムサイドが動ける形に落としていく作業
• "輪郭づくり" ―― 「こういうサービスが欲しい」という曖昧な種を、形のあるものにしていく作業
• "指針づくり" ―― プロジェクト全体で合意するための土台。ここがしっかりしていればぶれない
• "最適化の競技" ―― 立場も優先順位も違う人たちの期待値をすり合わせ、全体最適な着地点を見つける

表現は違っても、共通しているのは「作るものを、関係者全員が納得できる形で決める」という点です。

詳しくは、K.S.Rogers のメンバー・パートナーが「要件定義とは何か」を多様な視点で語った要件定義インタビュー一覧もあわせてご覧ください。

システム開発の流れと、要件定義の位置づけ

要件定義は、システム開発の流れの中では「上流工程」にあたります。企画・構想で「やりたいこと」が生まれ、要求定義・要件定義で「何を作るか」を決め、基本設計・詳細設計で「どう作るか」に落とし、開発・テストを経て運用に入ります。

手戻りのコストは、工程が後になるほど大きくなります。要件定義の段階で認識をそろえておくことが、最も費用対効果の高い投資になります。

要件定義の進め方（5ステップ）

1. 「誰の、どんな課題か」を定める

「要件定義とは突き詰めると"誰の、どんな課題を解決するか"を明確にするプロセスだ」と、K.S.Rogers のメンバーは口を揃えます。利用者・現場担当・経営など、登場人物ごとに"帽子をかぶって"視点を切り替え、焦点をぶらさないことが出発点です。

• 成果物：利用者・関係者の一覧、それぞれの課題の整理

2. 要求を先に言語化する（要求と要件を切り分ける）

現場で実践されているのは、いきなり要件定義書を書かず、まず「デザインドック」で要求を整理する方法です。なぜこのプロジェクトが発足したのか、ゴールは何か、逆に何はやらないのか。要求がクリアになって初めて、要件を切る土台ができます。「なぜこの要件になったのか」という理由まで残しておくことが、後のブレを防ぎます。

• 成果物：デザインドック（目的・ゴール・やらないこと）

3. コアバリューを握り、やらないことを決める

議論が細かくなるほど、そもそもの目的を見失いがちです。「結局やりたいことって何だっけ？」という視点を持ち続けることが大切です。コアバリューが見えていれば、「やるべきこと」「今やらなくていいこと」は自然と整理されていきます。

• 成果物：優先順位の一覧（やる／今回はやらない）

4. 深いヒアリングで背景・真意を掘る

もらった要望に100%応えるだけでは、背景にある課題や運用の事情を見落とします。「こうしたい」と言われても、裏で別の部署が膨大な工数をかけていることもあります。こちらから問いを立て、背景を掘り下げ、本当に必要な形へ導きます。具体的な質問例は後述します。

• 成果物：ヒアリングメモ、現状の業務フロー

K.S.Rogers の現場から

聞き取りに加えて、実際のデータをたどることも、背景を掘る手段になります。自動車整備の店舗を持つ会社様に、車検のお客様への案内を自動で届ける仕組みをご提案した際には、提案の前に実データと画面を1件ずつたどりました。すると、案内を出す仕組みそのものは正常に動いていて、漏れていたのはその手前の受け渡しだと分かりました。仕組みを入れ替える前に、どこで漏れているかを特定することが、要件を考える出発点になります。

5. 完成イメージを使い、納得できる合意にする

要件定義は「妥協を納得に変える」作業でもあります。理想を全部叶えるにはリソースや予算のトレードオフがあります。限られた条件の中で納得感のある着地点を描き、関係者に合意してもらいます。モックアップや完成画面を使って認識のズレを事前につぶすことが、手戻りを防ぐうえで特に効果的です。

• 成果物：モックアップ、要件定義書、合意の記録

要件定義が難しいと感じる3つの理由

要件定義は「難しい」と言われる工程です。その理由は、担当者のスキル不足ではなく、工程そのものの性質にあります。

1. 正解を誰も持っていない：発注する側も「何が欲しいか」を最初から言葉にできていないことがほとんどです。「なんか違う」は、依頼した側にも正解がないから起きます
2. ビジネスとシステムの両方の言葉が要る：業務の事情を理解しながら、エンジニアが実装できる粒度に落とす必要があります。どちらか一方の視点だけでは決めきれません
3. 合意する相手が多い：利用者、現場の責任者、経営、情報システム部門、開発会社と、立場も優先順位も違う人たちの期待をすり合わせる必要があります

だからこそ、個人の頑張りに頼るのではなく、上の5ステップのように型に沿って進めることが有効です。

K.S.Rogers の現場から

当社の支援先では、最初のヒアリングで伺った内容どおりに集計のロジックを組んだものの、運用を始めてから、その集計が正しくないと分かったことがあります。ロジックを修正して対応しましたが、ここから言えるのは、ヒアリングだけで完璧な仕様は作れないということです。正解を誰も持っていない前提で、実際のデータで確かめる機会を早めに組み込んでおくことが大切です。

要件定義が失敗する3つの原因

「想定と違う」「使われない」システムが生まれる背景には、たいてい共通した原因があります。

1. 要件定義の役割不足 ―― そもそも要件を定義する役割が置かれておらず、開発が"手段"から始まってしまう
2. 利用者の調査不足 ―― 実際に使う人の視点がないまま設計され、現場の困りごととズレる
3. 合意形成不足・影響範囲の確認漏れ ―― 関係者の認識が揃わないまま進み、後工程で「なんか違う」が噴き出す

現場のメンバーは、要件定義を軽視したときに起きることをこう表現します。

要件定義をしないと、開発は博打になります。サービスオーナーの頭の中にだけある"全体像"が共有されないまま進むと、作業者は目の前の小さなパーツだけを作ることになり、いざ組み合わせたときに「なんか違う」になりやすい。

よくあるつまずき

• 作ること自体が目的化する ―― 「作りたい」が先行すると、本当に必要かの検証が抜けます。既存ツールで足りないかを問い直すことが有効です
• 手段から入ってしまう ―― 「どう作るか」から始めると、利用者から見て「それ要る？」という機能が混ざります
• プロダクトアウトに寄る ―― 「技術でこんなことができる」という発想が、現場の課題とズレることがあります
• 言われた通りに作る ―― 依頼した側も正解を持っていないことが多いため、問いを立てて本質的な合意まで導く必要があります

要件を詰めるヒアリングのコツ（質問例）

要件が曖昧なまま進むのは、「何を作りたいですか」と聞いてしまうからです。機能ではなく、目的・現状・例外・優先順位を聞くと、要件が自然に詰まっていきます。

特に「例外」と「やらないこと」は、聞かなければ出てきません。ここを押さえておくと、開発が始まってからの「実はこういうケースもあって」を大きく減らせます。

要件定義のチェックリスト

要件定義書を開発側に渡す前に、次の項目を確認しておきます。

• 利用者と関係者が一覧になっていて、それぞれの課題が書かれている
• プロジェクトの目的とゴール（成功の判断基準）が1〜2文で書かれている
• 「今回はやらないこと」が明記されている
• 機能ごとに、それが必要な理由が残っている
• 例外的なケースと、そのときの扱いが決まっている
• 現状の業務フローと、導入後の業務フローが描かれている
• 画面のモックアップで、利用者の代表が確認している
• 既存システムやデータとの連携が洗い出されている
• 優先順位（最初のリリースに入れるもの）が合意されている
• 合意した内容と、誰がいつ合意したかが記録されている

実際の改善事例

要件定義を立て直すと、成果は数字にも表れます。K.S.Rogers の支援では、次のような改善が生まれています。

• 利用率が 20% → 65% に改善：目的や要件が曖昧なまま開発され「使われないシステム」になっていた状態を、利用予定者への調査とモックアップでの合意形成によって「活用されるシステム」へ立て直した事例
• 開発ベロシティ 43%向上：要件定義が間に合わずスクラムが"ただの定例会"化していた状態を、要求を精度高く言語化してエンジニアが即実装できる粒度まで整えることで高速回転させた事例
• 遅延ゼロの開発体制へ：仕様漏れと遅延が常態化していた組織を、進捗の可視化と要件定義の承認フロー化で「当たり前のことが当たり前に進む」状態に整えた事例

より詳しい事例は、こちらもご覧ください。

• オンライン診療プロダクトの開発体制を立て直した事例
• HRスカウト業務のAI効率化を要件定義で地に足をつけた事例
• 契約書管理SaaSをゼロから立ち上げた事例

要件定義は誰がやる？ ―― 内製か外注か

要件定義は、システムを使う側（発注側）が主体になり、開発側と一緒に進めるのが基本です。開発会社に丸投げすると、業務の事情が伝わらず「言われた通りに作ったのに使われない」状態になりがちです。

一方で、要件定義は事業理解と技術理解の両方が求められる難しい工程です。K.S.Rogers のメンバーのアドバイスはシンプルです。

まずは、ビジネスとテクノロジーの両方が分かる人を一人置くことです。やりたいことが曖昧なままPMを採用しても、会話がかみ合いません。

その人は内部でも外部でも構いません。社内に経験者がいない場合は、上流に強いパートナーと伴走する形で進めるほうが、結果的に早く、失敗も減ります。

要件定義だけを外部に相談できる先

「開発会社はもう決まっている（または社内で開発する）が、要件定義だけを外部に手伝ってほしい」というご相談は少なくありません。要件定義だけを切り出して頼める相談先は、おおむね次の4つです。

要件定義だけを頼むときに決めておくこと

• 成果物：要件定義書、業務フロー図、機能一覧、画面イメージ（モックアップ）、RFP（開発会社に見積もりを依頼するための資料）のうち、どこまでを作ってもらうか
• 契約の形：決まった成果物を納めてもらう請負か、時間単位で伴走してもらう準委任か。何を作るかがまだ固まっていない段階では、成果物を先に決められないため、伴走型の準委任のほうが進めやすいことが多くあります
• 開発会社との関係：要件定義をした会社がそのまま開発も受けるのか、別の会社に発注するのか。分けて発注する場合は、開発会社がそのまま読んで見積もれる粒度で要件定義書を残してもらう

発注側と開発側の役割の分け方は、システム開発の発注側と開発側の役割分担で詳しく解説しています。

相談先を選ぶときの確認項目

1. 自社の業界や業務に近い要件定義の経験があるか（事例を見せてもらう）
2. 技術的に実現できるか、費用はどのくらいかまで判断できるか
3. 「やらないこと」を一緒に決めてくれるか（言われた機能を並べるだけになっていないか）
4. 開発会社や社内の関係者との合意形成まで支援してくれるか
5. 小さく始められるか（月単位の相談から始め、必要に応じて範囲を広げられるか）

K.S.Rogers の要件定義支援でも、相談・壁打ちだけのプランのほかに、要件定義とドキュメント作成までをお任せいただく「要件定義設計」のプランを用意しています（次の節）。

参考になる公的資料

要件定義を体系的に学びたい場合は、IPA（情報処理推進機構）が公開している「ユーザのための要件定義ガイド 第2版」が参考になります。発注側の企業向けに、要件定義で起きやすい問題と解決策が対になって整理されています。

要件定義でお困りなら ―― 月10万円の相談から始められます

K.S.Rogers では「決まっていないところから一緒に考える」をコンセプトに、要件定義支援サービスを提供しています。悩みがまとまっていなくても大丈夫です。まずは月10万円（税別・月8時間）の相談・壁打ちから始められます。要件定義とドキュメント作成まで任せる「要件定義設計」は月27万円（税別）から、開発中の推進まで任せる「プロジェクト推進」は月50万円（税別）から、必要に応じてプランを選べます。

企画から開発・運用まで一気通貫で任せたい場合は、スタートアップスタジオ事業でも要件定義から伴走します。

まとめ

• 要件定義は「機能を決める工程」ではなく、本当に必要なものを関係者が納得して合意する工程です
• 進め方は、誰の課題かを定め、要求を言語化し、やらないことを決め、深く聞き、完成イメージで合意する5ステップです
• 難しいのは、正解を誰も持っておらず、ビジネスとシステムの両方の言葉が要り、合意する相手が多いからです
• 失敗の多くは、要件定義の役割不足、利用者の調査不足、合意形成不足に起因します

要件定義でお悩みの際は、お問い合わせよりお気軽にご相談ください。